電話のマナー

① 電話をかける前に・・・
電話をするのに適切な静かな場所からかけましょう。
携帯電話の場合には電波や電池も確認すると良いでしょう。
切れてしまう、騒音で会話が妨げられる場所での通話は失礼になり、あなたの印象を悪くしてしまう恐れがあります。

時間は午前10時~11時もしくは13時30分〜17時がおすすめです。

始業・終業間際とお昼休みは避けましょう。

メモを用意し、要件をまとめておくと良いでしょう。相手の話を書き留めるのにも使用します。
② 相手が電話に出たら
「お忙しいところ失礼いたします。
私、〇〇大学の〇〇と申します」など、挨拶+大学名+名前を名乗りましょう。
その後にどなた宛か伝えましょう。 相手が電話に出てくれた際は勿論ですが、担当者に取り次いでくれた際にも同じように名乗りましょう。

  • ・要件は簡潔に、結論から話しましょう。
  • ・要点は復唱し、メモしましょう。
③ 要件が終わり、電話を終える時
必ずお礼を述べましょう。相手は他の仕事を止めてあなたの電話に出てくれている事を忘れずに。

  • ・要件が終わってホッとしてすぐに電話を切ることは避けましょう。
     相手が電話を切った事を確認してから電話を切るのがベターです。
「はい、○○大学の○○です」などと丁寧に出る事を心がけ、相手の要件が終わったら 「連絡ありがとうございました。」などとあなたに興味を持ってくれた事へお礼を述べるのがおすすめです。
就職活動中は知らない番号からかかってくる事が増えるでしょう。 知らない番号からの着信拒否、知らない番号からの電話に出ない事は避けましょう。折角の機会を逃がしてしまうかもしれません。 また、留守番電話サービスを利用するのもおすすめです。

  • ・緊張するとつい早口になりがちです。
     慣れない敬語を使用する事も緊張につながるかもしれませんが、少し間違えても丁寧に話せば伝わります。
  • ・もし、あなたから電話をかけて担当者が不在の場合には帰社時間を聞いてこちらからかけなおしましょう。
     こちらからかけた件なのに、相手に折り返しを要求することは避けましょう。
薬学生の場合には複数の企業から内定をもらえる事もあるでしょう。 ただ、就職する企業は1箇所ですので、他には辞退の連絡を入れなければなりません。 以降、どこでお世話になるかわかりませんので好印象を持たれるような内定辞退をしてください。

①なるべく早く電話で伝える
→遅くなると企業の採用活動に迷惑がかかります。
気まずい、断りづらいと思わずに早目の連絡がベストです。

②正直に簡潔に伝える。感謝と敬意を持って話をする
→「とても悩んだのですが今回は辞退させていただきます。
折角の機会をいただいたのに申し訳ございません。
など、「待たせた事」「期待させた事」に対してお詫びの言葉を添えて伝えましょう。

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